החשיבות שבאיסוף מיילים לבניית מועדון לקוחות היא עצומה .על פי מחקרים מבלה העובד הישראלי כשעתיים תמימות ביום עבודה בתיבת המייל שלו. הכול על חשיבות איסוף המיילים בארגונים וחברות למטרת שימור לקוח ופתיחת ערוצי תקשורת עימו, ענת זיו מנכ”ל ICU טכנולוגיה שיווקית בע”מ. מסתבר שהקשר הטוב ביותר הוא תיבת המייל שלנו. תיבת המייל זמינה ופתוחה למיילים אישיים,פרסומיים ולכל חומר מעניין. אנו מנסים בקנאות רבה לשמור על כתובת המייל שלנו ביודענו מה ההשלכות באם זו תגיע לידיים הלא נכונות, למרות חוק הספאם המהולל. בארגונים רבים ובצורה ממוסדת ישנה חשיבות רבה לגיוס מיילים בצורה מקצועית. חברות הסלולארי מבקשות בצורה עקבית את המייל האישי של לקוחותיהם להעברת החשבונית הקבועה, כך גם חברת התקשורת הישראלית ואט אט יתחילו זאת גם חברות הלווין. משאבים רבים מושקעים בבניית תשתית הולמת לשימור תיבת הדואר האלקטרונית בידעה שזו הכתובת האמיתית של כל צרכן. תיבת הדואר שלנו, זו הנמצאת בחדר המדרגות בדרך כלל , נעשתה מזמן עמוסה בחומרי פרסום המושלכים מיד עם פתיחתה לסל האשפה ולכן המייל נעשה פופולארי כ”כ, מה עוד שאנו מבלים מולו זמן רציף וארוך במהלך היום. חשיבות איסוף המיילים תבוא לידי ביטוי ממשי עם הקמת מועדון לקוחות עבור לקוחות חברה מסוימת. או אז המיילים הם למעשה ערוץ התקשורת העיקרי של החברה אל מול צרכניה ובחשיבה נכונה ומתוכננת ניתן לשלוח ולקבל מהלקוח את הפידבק אליו כולנו מייחלים. לקוחות לא ממהרים למסור את תיבת המייל האישית שלהם מפחד כי “יאונה” להם כל רע בדמות אלפי מסרים חודשיים, דואר זבל, סרטונים ומבצעים, כדורים לשיפור האון הגברי (מה עם הנשים לעזאזל…) ועוד. דרך איסוף תיבות המייל של הלקוחות צריכה להיות זהירה תוך שידור מסר מרגיע ללקוח כי בקשת הפרטים הינה לצרכי דיוור מקצועי ושל החברה בלבד וכי לא יעשה שימוש בשמו תוך מתן התחייבות. חשיבותה של תיבת המייל היא ראשונה במעלה לבניית מסד נתונים מוצלח ממנו ניתן לגזור ולבנות קהילת נאמנים שתקבל מסרים מעודכנים מהחברה אליה הצטרף הלקוח. איסוף המיילים יעשה בצורה מקצועית ובכמה אפשרויות:
- ניתן לאסוף מייל בחברה עצמה, בה הלקוח מבצע את הקניה באמצעות טופס הרשמה מראש. מומלץ לחלק שי צנוע על מנת לעודד הרשמה.
- ניתן להתקשר ללקוח, להציג את החברה ולהדגיש כי תיבת המייל שלו חשובה על מנת לשלוח לו מסרים בעלי תוכן אינפורמטיבי ופרסומי על החברה.
- ניתן לבצע קמפיין איסוף לידים ברשת האינטרנט, הן באמצעות שיתופי פעולה עם אתרים נוספים והן באמצעות בניית טופס אינטרנטי באתר החברה “רישום למועדון לקוחות”.
- חשוב לבצע סדנת “איסוף לידים” בה מגייסים את כל אנשי השירות והמכירות של הפירמה על מנת להעניק להם כלים נכונים לאיסוף שמות ותיבות מייל.
- חשוב לבצע “סדנת שימור לקוח” בה מגייסים את העובדים כולם כולל מנהלים על מנת להקנות להם ידע וחשיבה.